Ai ședințe interminabile? 3 sfaturi pentru ședințe mai productive

Dar câte au durat extrem de mult, când aveați de discutat un subiect simplu, precum textul anunțurilor pentru locuri de muncă contabil? Dacă mai ai „norocul” să lucrezi pe o poziție, care implică multe discuții cu echipa, cum este jobul de administrator restaurant, atunci sigur ai participat la sute de ședințe și nu toate dintre ele au fost eficiente. Fie că sunt pe Zoom, Google Meet sau offline, prea multe întâlniri pot fi stresante, obositoare și dăunătoare atât productivității, cât și calității muncii.

Specialiștii în HR susțin că productivitatea angajaților crește cu peste 70% atunci când scade numărul de call-uri. Acest lucru se datorează faptului că angajații se simt mai responsabili, mai autonomi și mai puțin stresați, deoarece pot să lucreze în propriul ritm, ceea ce are un impact pozitiv asupra bunăstării generale. De altfel, dacă oamenii, care sunt angajați la locuri de muncă logist, trebuie să participe la un număr mare de ședințe, își vor pierde rapid din concentrare, iar procesele vor fi perturbate. În plus, angajații vor simți că sunt microgestionați, mai puțin apreciați și că superiorii nu au încredere în ei. Ca să transformi ședințele în activități mai productive, citește și pune în aplicare următoarele sfaturi:

1. Planifică o zi pe săptămână pentru meeting-uri

Ca să fii cât mai productiv(ă) și organizat(ă) stabilește o singură zi pe săptămână pentru ședințe. Astfel, când ai un program bine planificat, la ședințe vei aborda succint subiectele, ca să te încadrezi în timpul alocat. Mai mult, atunci când partenerii sau colegii îți propun să discutați și le răspunzi că vei fi disponibil peste un anumit număr de zile, se vor filtra întâlnirile neimportante, cu oameni, care nu sunt dispuși să aștepte.

De asemenea, stabilește corect ora ședinței, atunci când interlocutorul este dispus să te asculte și să înțeleagă despre ce vorbiți. Specialiștii recomandă să organizezi întâlniri în intervalul când oamenii sunt maxim atenți. De exemplu, după circa o oră de la prânz. Este o idee greșită să stabilești meeting-uri când colegii sunt implicați în alte activități, mai prioritare sau în perioada când se simt foarte productivi. În această situație, riști să le provoci frustrare și epuizare, pentru că intervii în procesul lor de lucru. Specialiștii mai recomandă să eviți întâlnirile matinale și cele de la sfârșitul după-amiezii, când suntem epuizați psihic. Ziua de marți este cea mai bună opțiune pentru întrevederi, iar zilele de luni și vineri sunt contraproductive.

2. Stabilește agenda întâlnirii

Pentru ședințe scurte și productive, trebuie decise în prealabil temele discuției. Ca să eficientizezi ședințele, pregătește-te din timp despre ce vrei să discuți cu restul participanților și nu te baza pe improvizație. De asemenea, include pe agendă obiectivele întâlnirii, ca să fii convins(ă) că sunt toate îndeplinite. Pentru un meeting cât mai productiv, permite-le și celorlalți participanți să contribuie la planificare agendei. Atunci când primești invitația de a te alătura unei întâlniri, când nu cunoști, care vor fi subiectele abordate, poți să ceri aceste informații și să adaugi în listă subiecte dorite și relevante.

Dacă nu reușești să stabilești un obiectiv clar, atunci alocă mai puțin timp pentru meeting sau alege să comunici cu echipa pe email.

3. Revino cu follow up

De multe ori se poate întâmpla ca deciziile luate și taskurile asumate se uită după încheierea întâlnirii. Acest lucru se întâmplă neintenționat, pentru că oamenii, fiind implicați în alte activități, pot uita despre ce s-a discutat. Pentru a evita acest lucru, încheie fiecare întâlnire cu un plan de acțiuni care detaliază sarcinile ulterioare, responsabilitățile și intervalele de realizare. De asemenea, ca să obții mai multă eficiență, partajează notițele ședinței cu toți participanții.

Ședințele lungi și aparent plictisitoare pot deveni productive, te ajută să faci schimb de experiență cu colegii și să-ți îndeplinești obiectivele profesionale.