Ce inseamna arhivarea electronică conform legii?

In contextul dezvoltarii constante a mijloacelor de eficientizare a timpului petrecut cu generarea documentelor, transmiterea informatiei catre partenerii de afaceri, versionarea documentelor si semnarea acestora in format electronic, autoritatile din Romania vin in ajutorul companiilor cu metode actuale si eficiente de pastrare a autenticitatii documentelor arhivate.  

Ce inseamna arhivarea electronica conform legii si cine o reglementeaza?

Arhivarea electronica conform legii vizeaza crearea, conservarea, consultarea şi utilizarea documentelor în formă electronica, arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronica, urmarind prevederile impuse de Legea nr. 135/2007 si legea nr. 16/1996 cu completarile si modificarile ulterioare, respectand normele de prelucrare, acces si protectia informatiei cu caracter public sau privat. 

In plus, documentele trebuie sa fie stocate in centre de date acreditate ce corespund normelor de securitate si verificarilor periodice impuse de Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale conform deciziei 493/2009.

Astfel, pentru a putea realiza arhiva electronica conform legii trebuie indeplinite urmatoarele criterii:

a. Detinerea unui centru de date acreditat MCSI

b. Detinerea unei aplicatii de management al arhivei electronice conform normelor MCSI

c. Titlul de Administrator de arhiva electronica acreditat MCSI

Ce tipuri de documente necesita arhivare conform legii?

Identificam necesitatea arhivarii electronice a documentelor in departamente precum Contabilitate, Resurse Umane, Achizitii, etc pentru toate tipurile de documente cu regim special reglementate de lege.

Se poate arhiva electronica conform legii orice tip de document, obligativitatea insa se aplica doar documentelor specificate prin lege, cu regim de arhivare pe o perioada fixa de timp, emise exclusiv in regim electronic. Prin semnarea documentelor emise exclusiv in format electronic, de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului, insotite de fisa documentelor arhivate se garanteaza autenticitatea documentelor arhivate.

Se aplica tipurilor de documente specificate prin lege cu regim de pastrare pe o perioada fixa de timp, emise exclusiv in regim electronic. Vorbim aici de documente de tipul: contractelor, politelor de asigurari, fluturasilor de salariu, statelor de plata, declaratiilor ANAF.

Care este importanta arhivarii documentelor conform legii?

Importanta arhivarii documentelor conform legii consta in asigurarea securitatii informatiei, garantarea integritatii documentelor pe o perioada lunga de timp, identificarea rapida a documentelor in cadrul arhivei electronice, folosind cuvinte-cheie, posibilitatea folosirii in instanta a documentelor ca mijloace probatorii, nemaifiind nevoie sa consultam arhiva fizica. 

Toate aceste avantaje, plus reducerea costurilor privind tiparirea, manevrarea, transportul si depozitarea hartiei reusesc sa faca in asa fel incat arhivarea electronica conform legii sa fie solutia de arhivare potrivita celor mai multor companii din zilele noastre.

Despre Zipper Romania

Parte dintr-un grup de firme cu prezenţă în 5 ţări din Sud-Estul Europei, cu două centre de procesare in România şi Moldova, Zipper acoperă nevoile companiilor de a-şi optimiza fluxurile interne. Soluţiile şi serviciile de prelucrare a datelor şi a documentelor recepţionate, vehiculate sau expediate dintr-o companie, asigura un suport solid pentru reducerea costurilor şi a timpului de prelucrare.

Noi, in compania Zipper Romania stim ca accesul rapid la informatie, securitatea si disponibilitatea documentelor sunt importante pentru dvs. si va oferim solutia optima care raspunde cerintelor dvs.