5 beneficii ale arhivarii electronice a documentelor

Publicat pe 2 Martie 2020
Astazi, tot mai multe companii aleg sa arhiveze electronic documentele interne datorita multiplelor beneficii pe care le ofera atat din punct de vedere al costurilor, cat si al timpului de regasire al documentelor ...

Prin digitalizarea fondului arhivistic aveti acces la toate datele dumneavoastra de oriunde si oricand. Arhivarea electronica sustine companiile in realizarea unor economii semnificative, de spatiu si de timp si reduce riscul de pierdere a documentelor.

Cresteti productivitea angajatilor

Potrivit unui studiu al International Data Corporation a fost dovedit faptul ca angajatii petrec intre 20% si 40% din timp cautand diferite acte si documente. Implementarea unei solutii de arhivare electronica a documentelor intr-o organizatie contribuie la cresterea productivitatii si eficientei angajatilor si la imbunatatirea relatiilor cu partenerii de afaceri. Automatizarea proceselor de lucru simplifica cautarea, preluarea si utilizarea datelor.

Reduceti costurile

Solutia de arhivare electronica a documentelor are numeroase beneficii ce contribuie la imbunatatirea modului de functionare al unei companii, precum si la economisirea timpului si banilor. Cercetarile Harvard Business Review indica faptul ca angajatii unei companii petrec circa 50% din timpul lor cautand informatii. Asta inseamna ca jumatate din timpul petrecut la birou de fiecare angajat este utilizat fara ca acesta sa fie productiv sau ca organizatia dumneavoastra ar fi cu 50% mai profitabila daca ar solutiona aceasta problema. 

Securizati accesul la documente

Multe companii inca ezita sa faca trecerea la arhivarea electronica a documentelor, punand la indoiala nivelul de siguranta si protectie al documentelor. Din fericire, exista multe modalitati de a proteja datele sensibile din documentele digitale prin criptare, parolare sau setarea de drepturi de acces ale utilizatorilor. 

Toate interactiunile cu un document arhivat electronic, spre exemplu accesari, vizualizari, transmiteri sunt inregistrate si contin informatii referitoare la data, ora si utilizator. Mai mult decat atat, documentele nu pot fi sterse din sistem de o persoana neautorizata sau inainte de depasirea termenului legal de pastrare, avand astfel o trasabilitate sigura si un istoric complet la nivel de document.

Protejati integritatea documentelor

Arhivarea documentelor in format fizic pierde teren in fata arhivarii electronice deoarece prima este expusa la potentiale pericole asociate cu gestionarea documentelor. Acestea pot fi arhivate gresit sau se pot deteriora fie din cauza modului in care au fost arhivate, fie din cauza accesarii repetate. Intr-o arhiva electronica se pastreaza o copie a documentului original, ce nu poate fi sters, pierdut sau expus unor factori exteriori care il pot deterioara, iar consultarea repetata nu va afecta integritatea acestuia.

In functie de tipul documentului, legea prevede diferite termene de pastrare pe categorii de documente, unele necesitand pastrarea pe o perioada indelungata de timp. Alegand arhivarea electronica a documentelor, legea este respectata fara a va teme de pagube cauzate de incendii sau inundatii. Astfel reduceti riscul de a pierde documente importante si de a suporta consecinte pe care nu le puteti evalua din timp. 

Accesati documentele imediat

Prin intermediul unei solutii de arhivare electronica se poate scana si arhiva orice tip de documente, fie ca discutam despre documente nestructurate, semistructurate sau structurate ca forma, tiparite, scrise de mana sau imagini. Toate documentele sunt disponibile imediat in aplicatie, ceea ce inseamna ca nu veti mai pierde timpul cu cautarea informatiilor si a documentelor in mai multe sisteme, locatii pe server sau in arhive fizice, permitand personalului sa aloce timp si implicare in alte proiecte importante ale companiei.


Zipper Services SRL

Zipper face parte dintr-un grup de firme cu prezenta in 5 tari din Sud-Estul Europei. Cu doua centre de procesare in Romania, la Cluj-Napoca si Bucuresti si unul in Moldova, la Chisinau, Zipper...

Vrei ca informatia ta sa ajunga la publicul pe care il tintesti? Publica un comunicat de presa →