5 tips-uri pentru o mai bună organizare la birou

Deschizi calculatorul și cauți un folder, al cărui nume nu ți-l mai amintești. Desktop-ul e deja plin. Oftezi și nu știi de unde să începi. Toată dezordinea din jur nu face decât să creeze dezordine și în gânduri. Scenariul acesta îți este cunoscut și vrei să nu se repete.

 Pentru că știm că dezordinea nu activează productivitatea și creativitatea tuturor, venim în sprijinul tău cu 5 tips-uri pentru o mai bună organizare la birou, una dintre cheile succesului în cazul unora dintre noi:

 Organizează și ordonează spațiul de lucru

 Spațiul unde lucrezi este locul în care petreci cea mai mare parte din timp când ești la birou, de aceea poate avea cea mai mare influență asupra nivelului tău de productivitate. Pentru a-ți menține biroul cât mai aerisit, îți sugerăm să păstrezi doar acele obiecte pe care chiar le folosești. Aglomerarea spațiului de lucru nu face decât să te obosească, pentru că de multe ori poți ajunge să cauți ceva minute sau ore în șir. Ori de câte ori observi că biroul începe să devină încărcat, lucru care îți îngreunează activitatea, amintește-ți că nu ai nevoie în permanență de toate documentele, nici de geanta pe care o vei lua acasă de-abia la finalul zilei, nici de cele 10 pixuri împrăștiate peste tot.

 Ține lângă tine doar ce este esențial și necesar pentru a-ți îndeplini sarcinile de zi cu zi. Renunță la acele lucruri care nu fac decât să îți ocupe loc pe birou: perechea de căști pe care nu ai mai folosit-o de câteva luni poate să lipsească, din moment ce nu ai mai ascultat nimic de atât timp. La fel și a doua cană pentru cafea, pe care o ții „în caz că vei avea nevoie”.

 Organizează-ți hârtiile

 Fie că e vorba de caiete cu diverse schițe care îți sunt necesare în activitatea pe care o desfășori, fie că e vorba de documente sau hârtii pe care trebuie să le ai la îndemână, este important să știi să îți organizezi hârtiile. Pentru a face acest lucru într-un mod cât mai eficient, bazează-te pe criterii după care să îți fie ușor să le identifici ori de câte ori vei avea nevoie de ele: de exemplu, poți așeza documentele referitoare la un client într-un singur dosar. De asemenea, alte hârtii pot fi organizate într-o ordine cronologică. Aplică de fiecare dată acel mod de organizare care să îți simplifice munca și căutările. În procesul de ordonare a documentelor, îți sugerăm să le așezi în dosare pe care să lipești etichete autoadezive de la Headprint.ro, pentru a le identifica rapid.

 Organizează-ți fișierele din calculator

 Dacă mare parte din munca ta se regăsește în fișierele din calculator sau laptop, este esențial să ții cont ca și acestea să fie cât mai ordonate și organizate. Începe cu desktop-ul, primul lucru care îți apare când vrei să te apuci de treabă. Menține-l cât mai liber cu putință: păstrează doar fișierele pe care le accesezi în fiecare zi, nu și pe acelea de care ai nevoie doar din când în când. Creează foldere mari, care să includă subfoldere. Principiul organizării datelor din PC este același ca în cazul hârtiilor și documentelor fizice: folderul e dosarul, iar numele folderului funcționează ca o etichetă autoadezivă. Cum pe birou păstrezi doar dosarele absolut necesare, așa și pe desktop ar trebui să păstrezi doar folderele esențiale.

 Organizează-ți timpul

 Timpul, cea mai importantă resursă pe care o ai, trebuie valorificat cât mai bine cu putință. De aceea, îți sugerăm să îți creezi un program adaptat nevoilor tale profesionale, dar și personale: dacă beneficiezi de un program flexibil de muncă, dar ești genul de persoană care nu dă randament la prima oră a dimineții, poți să îți începi activitatea în momentul în care nivelul tău de productivitate este unul bun. Pentru acest lucru, este foarte important să te cunoști: atât ca om, cât și ca profesionist.

 În ceea ce privește respectarea deadline-urilor, îți recomandăm să îți faci un plan la începutul fiecărei zile sau săptămâni, în funcție de urgențe. Stabilește-ți sarcinile pentru fiecare zi, destinate anumitor intervale orare. De exemplu, dacă ai de îndeplinit 3 task-uri, al căror deadline este ziua curentă, și 2 task-uri care au termenul-limită săptămâna următoare, începe cu cele pentru ziua curentă, în primele ore ale programului, și de-abia apoi continuă cu cele pentru săptămâna următoare.

 Ține cont de nevoile tale

 În drumul tău către succes, plin de tot felul de sarcini, obiective și provocări, amintește-ți că, înainte de toate, ești om. De aceea, este esențial să-ți asculți nevoile și să le îndeplinești. Chiar dacă pot apărea și zile foarte încărcate, nu este recomandat să stai de dimineață până seara pe scaun, la birou, pentru a pune la punct toate sarcinile. Nu este ok să sari peste masa de prânz, oricât ai avea de lucru într-o zi. În plus, chiar dacă muncești încontinuu câteva ore, nivelul de productivitate va scădea, încetul cu încetul, din cauză că oboseala își va spune cuvântul la un moment dat. Ia pauză ori de câte ori te simți extenuat, ieși puțin afară, respiră, fă-ți ordine în gânduri. Nu ignora importanța alimentației. Dormi suficient de mult noaptea. Bucură-te și trăiește-ți și viața personală în fiecare zi!

 Pentru a avea un spațiu de lucru și o viață profesională cât mai organizate, amintește-ți de fiecare dată că ordinea începe cu gândurile și ideile tale. Cu tine.